Privacy & Cookie Policy

1 Titolare del trattamento

Fenix S.r.l. (start-up innovativa) — Via Casilina, Porta Maggiore 3, 00182 Roma (RM), Italia.
P.IVA / C.F. 03097500601 · REA RM-1775511 · PEC fenix_software_labs@legalmail.it
Prodotto: Fenix WorkForce · Contatto privacy: privacy@fenixsoftwarelabs.com

2 Ruoli: chi è titolare e chi responsabile

Fenix WorkForce è una piattaforma di assistenti basati su intelligenza artificiale (agenti chatbot, centralino vocale, refertazione veterinaria assistita).

• Dati dei clienti business e dei loro utenti finali (conversazioni, chiamate, dati clinici veterinari): il cliente che attiva il servizio è il Titolare del trattamento; Fenix S.r.l. agisce come Responsabile del trattamento (art. 28 GDPR), trattando i dati solo su sua istruzione. Con ogni cliente è previsto un apposito accordo (DPA).
• Dati di questo sito e degli account amministrativi (registrazione, fatturazione, supporto): Fenix S.r.l. è Titolare. È a questi dati che si riferisce la presente informativa.

3 Dati che trattiamo

• Dati di account e contatto: nome, email, dati aziendali e di fatturazione.
• Contenuti operativi: messaggi scambiati con gli assistenti; audio e trascrizioni delle chiamate al centralino; per VetMed, immagini/dati clinici veterinari forniti dalla clinica.
• Dati tecnici: log applicativi minimi, indirizzo IP, dati di utilizzo aggregati.
• Dati Google (se colleghi un account Google — vedi §6).

4 Finalità e basi giuridiche

• Erogare e gestire il servizio richiesto — esecuzione del contratto (art. 6.1.b GDPR).
• Fatturazione e adempimenti fiscali/contabili — obbligo legale (art. 6.1.c).
• Sicurezza della piattaforma e prevenzione abusi — legittimo interesse (art. 6.1.f).
• Comunicazioni di servizio; eventuali comunicazioni promozionali — consenso ove richiesto (art. 6.1.a).

6 Google API Services User Data Policy — Limited Use

Se colleghi un account Google, trattiamo i dati Google (identità di base, e — su tua richiesta esplicita — Gmail in lettura e creazione di bozze, Drive e Fogli per creare/organizzare file, senza eliminare nulla e senza inviare email automaticamente) esclusivamente per eseguire le azioni che richiedi. L'uso e il trasferimento delle informazioni ricevute dalle API di Google aderiscono alla Google API Services User Data Policy, incluse le Limited Use requirements.

Fenix WorkForce's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

7 Sub-responsabili e fornitori

Ci avvaliamo di fornitori tecnici che trattano dati per nostro conto (o, in BYOK, per conto del cliente), vincolati da accordi di protezione dati:

• Anthropic · OpenAI · Google — modelli di intelligenza artificiale (in BYOK, sub-responsabili del cliente).
• ElevenLabs — sintesi e riconoscimento vocale del centralino.
• Twilio · DIDWW — telefonia del centralino.
• Hostinger — hosting e infrastruttura (UE).
• Stripe — pagamenti e fatturazione.
• Google — se attivi l'integrazione Google (§6).

8 Trasferimenti extra-UE

Alcuni fornitori possono trattare dati fuori dall'Unione Europea. In tal caso il trasferimento è protetto da garanzie adeguate: decisione di adeguatezza della Commissione o Clausole Contrattuali Tipo (SCC).

9 Conservazione

Conserviamo i dati per il tempo necessario alle finalità indicate e agli obblighi di legge (es. dati fiscali per 10 anni). I token di accesso sono conservati in forma protetta finché la connessione è attiva; alla revoca cessiamo l'accesso.

10 I tuoi diritti (artt. 15–22 GDPR)

Puoi esercitare in ogni momento i diritti di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione e portabilità, e revocare i consensi prestati, scrivendo a privacy@fenixsoftwarelabs.com. Se colleghi Google, puoi revocare l'accesso da Account Google → Sicurezza → App di terze parti. Hai inoltre diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it).

11 Sicurezza

Credenziali e token sono archiviati con permessi ristretti su server protetti; le chiavi AI dei clienti sono cifrate e mai visibili al personale; le comunicazioni avvengono via HTTPS; l'accesso amministrativo è protetto da autenticazione a due fattori.

12 Cookie e tecnologie simili

Questo sito usa cookie e tecnologie di archiviazione locale (es. localStorage). I cookie tecnici/necessari non richiedono consenso; tutte le altre categorie sono disattivate per impostazione predefinita e vengono attivate solo con il tuo consenso esplicito, che puoi modificare o revocare in qualsiasi momento.

• Necessari (base giuridica: legittimo interesse / esecuzione del servizio): sicurezza, sessione di accesso al pannello e memorizzazione delle tue scelte sui cookie. Sempre attivi.
• Preferenze (consenso): ricordano impostazioni come il tema chiaro/scuro.
• Statistiche (consenso): misurazione aggregata e anonima dell'uso del sito, per migliorarlo.
• Marketing (consenso): comunicazioni pertinenti e misurazione della loro efficacia.

Gestiamo le categorie soggette a consenso tramite Google Consent Mode v2: in assenza di consenso, i relativi servizi restano disattivati. Conserviamo la tua scelta per un massimo di 6 mesi, dopodiché ti verrà richiesta di nuovo.

Gestisci preferenze cookie

13 Contatti

Per qualsiasi richiesta sulla privacy: privacy@fenixsoftwarelabs.com — Fenix S.r.l.

← Torna alla home